Gestión Documental y Manejo de Archivos de Bancos Centrales

Inauguración del encuentro

Roberto Marino, asesor del director del CEMLA, dio la bienvenida a los participantes del Encuentro y presentó los objetivosdel Encuentro Gestión Documental y Manejo de Archivos de Bancos Centrales

Comentó que es una gran satisfacción para el CEMLA ver reunidos en este encuentro a un importante número de distinguidos participantes, muchos expertos en el tema de gestión documental y manejo de archivos. Destacó que la nutrida participación denota el gran interés en el tema a lo largo de las diversas áreas que conforman los bancos centrales.

Resaltó que el tema de este Encuentro de Expertos sobre Gestión Documental y de Archivos en los Bancos Centrales resulta de primordial importancia para entender el funcionamiento de la banca central moderna, sobre todo el papel tan importante que tiene la transparencia, el acceso a la información y la comunicación para la eficaz conducción de la política monetaria y el comportamiento de la inflación.

Asimismo, comentó que un objetivo importante del Encuentro es diagnosticar cuales son las necesidades y retos actuales de los bancos centrales en términos de gestión de documentos y manejo de archivos.

Ciertamente, la ciberseguridad y protección de la información son dos de los grandes retos actuales y futuros que deben abordar los bancos centrales.

Con respecto al manejo de archivos, señaló que los Bancos centrales tienen la responsabilidad de tener unos archivos impecables para que quede el testimonio de las actividades del Banco central en todos los ámbitos del organismo, su proceso de toma de decisiones y su organización. En la actualidad, la tecnología permite que los archivos sean mucho más accesibles para ciudadanos e investigadores. En el Encuentro se abordarán las diferentes iniciativas que los bancos centrales están realizando para difundir su patrimonio, desde el uso de repositorios institucionales hasta la realización de publicaciones y exposiciones.

Finalizó sus palabras de bienvenida recordando el contexto en que están operando los bancos centrales en la actualidad. En particular destacó que hoy en día, los bancos centrales enfrentan grandes retos y nuevos desafíos debido al gran impacto de acontecimientos adversos recientes. Esto requiere que los bancos centrales analicen a profundidad el contexto externo y la nueva realidad mundial, sobre todo en lo relativo a las perspectivas de crecimiento económico mundial, la inflación, y el funcionamiento del sistema financiero en general y bancario en particular.

Enfatizó los problemas por los que está atravesando la economía mundial:

• la mayor inflación registrada en varias décadas,
• el endurecimiento de las condiciones financieras en la mayoría de las regiones,
• la invasión rusa de Ucrania y
• la persistencia de la pandemia de COVID-19.

 

Consideró que el dinamismo futuro de la economía mundial dependerá fundamentalmente de un adecuado manejo de la política monetaria, y por supuesto, del curso de la guerra en Ucrania y la posibilidad de que surjan nuevas perturbaciones por el lado de la oferta relacionadas con la pandemia, como por ejemplo en China.

Miércoles 2 de noviembre

En el primer día del encuentro hubo presentaciones de Jaime Herrero, Banco de España, y Sandra González, Banco Central de Costa Rica.

Presentación de los objetivos del encuentro de expertos, Jaime Herrero, Banco de España.

En primera instancia, Jaime Herrero, Vicesecretario General del Banco de España, Director General Adjunto del Banco de España destacó en su exposición, que en el Encuentro se analizaría la condiciones actuales de la gestión de la información en los Banco Centrales, sus avances en los años recientes y las mejores prácticas en este campo. Asimismo, comentó que un objetivo importante del Encuentro es diagnosticar las necesidades y retos actuales de los bancos centrales en términos de gestión de documentos y manejo de archivos.

En su presentación destacó que existe una necesidad de visión hacia el exterior de los bancos centrales. Por ejemplo, analizar el poder del internet, las redes sociales, el poder del ciudadano en este sentido y los riesgos a la privacidad. Comentó acerca de la independencia y autonomía de los bancos centrales, el desarrollo de nuevas funciones y la mayor apertura a la sociedad. El tema de transparencia y rendición de cuentas, la relevancia de las decisiones colegiadas, el compromiso institucional en términos de eficiencia, austeridad y proporcionalidad, el compromiso de los empleados con los objetivos del banco central, la transformación digital interna, la transformación del sistema financiero (Fintech, sistemas de pago, blockchain, cryptoactivos), conservación, regeneración, progreso, igualdad y compromiso social, y planes estratégicos.

Estado de situación de la gestión de la información en los Banco Centrales, Sandra González, Banco Central de Costa Rica.

En su presentación, Sandra González, Banco Central de Costa Rica presentó los objetivos de la encuesta realizada entre los bancos centrales: 1) Conocer aspectos de la gestión de los documentos de las organizaciones adscritas al CEMLA; 2) Identificar áreas de trabajo común y de colaboración entre las instituciones; 3) Guiar el avance en mejores procesos y prácticas derivadas de experiencias compartidas.

Asimismo, destacó los beneficios de la gestión documental:

• Favorece Imagen institucional (uso de plantillas)
• Constituye la Memoria institucional.
• Favorece ambiente con políticas cero papel, manejo y remisión electrónica disminuye desplazamiento, menos hidrocarburos.
• Control interno
• Se encuentra a lo largo de la cadena de valor de las instituciones, asegurando el cumplimiento de los objetivos.
• Transparencia para el público
• Facilita la atención al ciudadano mediante acceso ordenado a la información institucional.
• Incrementa la eficiencia de los procesos disminuyendo costos de las actividades de las entidades.
• Mejora la vigilancia de las entidades supervisadas con información completa e íntegra, que usarán los agentes económicos para tomador decisiones.
• Favorece un adecuado cumplimiento del marco normativo.
• Disminuye riesgos de fraude, falsificación, plagio mediante modelos asegurados.

 

En el segundo día del seminario hubo presentaciones de:

Valoración documental, archivo electrónico y preservación por parte de María de Inclán, Banco de España y Nancy Uriarte, Banco Central de Uruguay.

La gestión documental clave en la transformación digital: Alexandra Célis, Banco de la República de Colombia y Miguel Pichardo, Banco Central República Dominicana.

Difusión del patrimonio documental: María de Inclán, Banco de España y Dhouha Trabelsi, Banco Central de Túnez.

María de Inclán, Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental del Banco de España. Hizo una presentación titulada: Avanzando hacia el archivo digital.

Con respecto a la organización de la gestión documental en el Banco de España destacó que la División de Archivos y Gestión Documental es la encargada de desarrollar y ejecutar las directrices establecidas en relación con la política documental del Banco, de la coordinación de las actividades, y del asesoramiento en materia de gestión documental y archivos a los departamentos, servicios y sucursales que lo precisen. Y que las funciones principales son: Archivo histórico y General; Gabinete Numismático; Gestión de documentos electrónicos; Oficina virtual; Registro General;        Comunicaciones y notificaciones electrónicas; y Transformación digital.

Comentó acerca de los cuatro pilares de su modelo: organización, normativa, tecnología y personas. Además, señaló las acciones que se están tomando para generar un modelo integrado de gestión de documentos. Comentó extensamente acerca de los esfuerzos de preservación digital, resaltó que el documento digital se caracteriza por su vulnerabilidad y su crecimiento exponencial y que el Banco de España debe asegurar la salvaguarda de manera anticipada, es decir preservar su patrimonio documental y hacer que este sea accesible y utilizable en el futuro.

Nancy Uriarte, Banco Central de Uruguay, hizo una presentación titulada:  Valoración documental en documentos electrónicos. La experiencia del Banco Central del Uruguay.

Comentó que la gestión documental en el BCU surgió de la necesidad de normalizar las actividades inherentes a la gestión de un gran volumen de documentación que se generaba y sobre la cual no se tenía un control ni una sistematización. Señaló que implicó: conformación de grupos de trabajo; identificación de series documentales; valoración de las series documentales; elaboración de las tablas de plazos precauciónales; elaboración de instrumentos de descripción.

Destacó los siguientes resultados: Eficacia y eficiencia en la gestión documental; Reducción en los tiempos de búsqueda de la información; Evitar la saturación del espacio físico mediante la aplicación de la evaluación documental.

Alexandra Célis, Banco de la República de Colombia, hizo una presentación titulada:  La gestión documental clave en la “transformación digital”.

Destacó que la integración de las nuevas tecnologías para realizar una transformación digital debe contar con la participación activa de la Gestión Documental.

Asimismo, comentó que la transformación digital requiere un examen y reaprender. Por otro lado, destacó que las tecnologías de información permiten enfocar recursos al desarrollo en soluciones personalizadas que respalden las necesidades y requisitos de los procesos.

Concluyó que la transformación digital permite a las organizaciones, especialmente aquellas con activos de alto valor, mejorar la eficiencia operativa.

Miguel Pichardo, Banco Central República Dominicana, hizo una presentación referente a la situación de gestión documental en el Banco Central de la Republica Dominicana.

Señaló que, en la situación inicial, los archivos de gestión no estaban adecuadamente organizados de acuerdo con las tablas de retención documental, en particular en la adecuada gestión de sus expedientes y las transferencias primarias. Destacó que tenían un modelo archivístico basado en el papel, con procesos manuales en casi todas las actividades, escaso apoyo de las tecnologías de la información, ausencia de normalización en procesos técnicos. Por otro lado, tenían un débil apoyo tecnológico para el desarrollo de los procesos de gestión documental tales como la gestión informatizada de expedientes, ausencia de procesos descriptivos, lo que se traduce en ineficiencia, pérdida de control y demoras en los procesos de transferencia.

De acuerdo con esto se decidió lo siguiente:

Liderazgo en la gestión documental, que se traduce en obtener un mayor apoyo de Alta Dirección que irradie a las demás dependencias del nivel directivo.

Reforma a la estructura y profesionalización de la planta de personal de la Secretaría con el fin de mejorar su capacidad técnica y de gestión.

Implementación de la gestión documental electrónica con el fin de mejorar la eficiencia en el desarrollo de las funciones de BCRD.

Modernización del modelo de gestión de archivos del BCRD, que haga la transición hacia un modelo gobernado que se desarrolle de manera homogénea en toda la entidad.

Modernización de la infraestructura tecnológica que preste apoyo al proceso de gestión documental y la administración del Sistema Institucional de Archivos

Adecuación de la sede del Archivo Histórico que permita conservar la producción documental de los próximos años y atender servicios de investigación.

Difusión del patrimonio documental:

María de Inclán, Banco de España, hizo una presentación acerca de los proyectos de digitalización y difusión del patrimonio documental del Banco de España.

Destacó lo relativo al Fondo del Archivo Histórico del Banco de España, la documentación generada, reunida y custodiada por el Banco de España y sus antecesores en el ejercicio de sus funciones y actividades desde 1782. Comentó acerca de los primeros proyectos de digitalización del Archivo Histórico del Banco de España tales como las actas de los órganos de Gobierno, planos arquitectónicos, títulos y documentos mercantiles, fotografías, acciones, y documentos singulares.

Asimismo, abundó sobre el Caso de estudio: la digitalización de la Colección de Fotografías, comentó que el estado inicial era de fotografías dispersas en el Archivo (sin identificar, sin contabilizar, sin medidas conservación). El proyecto de tratamiento archivístico (2015- 2018) incluyó la localización, contabilización, identificación, descripción, clasificación e instalación en condiciones de conservación de las fotografías.

Dhouha Trabelsi, Banco Central de Túnez, hizo una presentación acerca de la gestión de archivos en el Banco Central de Túnez.

Destacó que el Banco Central de Túnez (BCT) siempre busca evolucionar y desarrollar la gestión de sus archivos, y esto, para responder a las deficiencias de un orden profesional y organizativo y cumplir con las normas y regulaciones vigentes. Comentó acerca de sus acciones para conservar los archivos en papel y su proceso de digitalización. Por otro lado, comentó acerca del Plan estratégico en términos de la visión y misión del Banco Central de Túnez. La visión del BCT es ser un banco central moderno, proactivo y eficiente, a la vanguardia de las transformaciones económicas y financieras.

También comentó acerca del acceso del público a los documentos y archivos bancarios y del uso que hacen los ciudadanos de la documentación bancaria.  

En el tercer día del seminario hubo presentaciones de:

Alvaro Jaikel, experto en ciberseguridad. Ciberseguridad y protección de la información.

Presentó un vistazo al estado global de la ciberseguridad y cómo puede afectar la seguridad de los activos de los bancos centrales, entendiendo la ciberseguridad como un elemento del sistema de seguridad de la Información.

Revisó el estado de la ciber seguridad a nivel mundial y explicó la diferencia entre ciberseguridad y otros términos utilizados en la seguridad de la información. Asimismo, reiteró la importancia de incorporar estos conceptos en las responsabilidades de los gestores documentales. Comentó las tendencias en ciber seguridad para los bancos centrales.

Con respecto a las lecciones aprendidas destacó las siguientes:

1. Es nuestra responsabilidad el implementar los controles suficientes para responder a los riesgos directos que enfrentemos en nuestro trabajo;
2. La ingeniería social se puede generar, aunque no nos percatemos de ello;
3. El entorno en el que efectuemos teletrabajo debe ofrecer la ciber seguridad definida por la entidad;
4. El respeto por las clasificaciones de la información es fundamental para mantener la confianza y el prestigio institucional;
5. Aprenda, participe y aplique las iniciativas de ciber seguridad implementadas por la entidad.

Miguel Carballo, Banco Central de Costa Rica hizo una presentación acerca de la Ciberseguridad y Gestión Documental: Logros y retos.

Comentó todo lo referente a la seguridad de los documentos electrónicos, los estándares y marcos de referencia y los controles fundamentales y avanzados para la infraestructura tecnológica: Seguridad y segmentación de redes, Arquitectura de Alta Disponibilidad,        Protección ante Ataques de Denegación (DDoS), Soluciones Anti-malware (Antivirus, EDR), Filtro de correo electrónico, Filtro de navegación web, Gestión de vulnerabilidades tecnológicas, y actualizaciones y parches.

También dentro del tema de seguridad de los documentos electrónicos habló acerca de Procesos, Identidad y Cultura. En particular del fortalecimiento y verificación del nivel de cultura en ciberseguridad. Comentó acerca de los controles relacionados con la gestión de procesos tales como:

• Revisión continua de roles y permisos
• Identificación de Activos de Información Crítica
• Etiquetado de información
• Actividades de control, aprobación, supervisión
• Proceso de Continuidad de Negocio
• Gestión de Riesgo de los Procesos

 

Alexander Degitz, Bundesbank, hizo una presentación de la gestión de documentos digitales en el Bundesbank.

Comentó que la misión y objetivos de la gestión de documentos en el Bundesbank son: Mejorar la gestión del conocimiento, Amortiguar el impacto de los cambios demográficos y Cumplir con los requisitos de la ley alemana. También señaló que son objetivos guardar todo el contenido relevante en un repositorio, la gestión del flujo de información no estructurada, esto en concordancia con las regulaciones pertinentes.

Hizo una presentación detallada de su sistema de manejo de documentos, incluyendo la normatividad, la interacción entre las distintas áreas del banco y los requerimientos tecnológicos.

Erika Amaya, FLAR, hizo una presentación acerca de la gestión de la Información en el Fondo Latinoamericano de Reservas (FLAR).

Comentó que el FLAR tiene como objetivo implementar una estrategia de gestión de la información que permita optimizar el uso, conservación y disposición de los elementos de información incorporando la capacidad tecnológica actualmente disponible.

Señaló que los aspectos relevantes de la gestión documental en el en el FLAR incluyen: Preferencia por el uso del documento electrónico; Identificación de la documentación; Confianza en las herramientas corporativas; Alto sentido sobre el uso corporativo y no personal de la información; Conciencia sobre conservación, pero sin técnica; La práctica general y común es conservar todo.

Destacó que su modelo de gestión electrónica incluye:

1. Contar con un repositorio central, con una clasificación (estructura de carpetas) normalizada de documentos misionales que deban ser conservados, con restricciones de acceso, según corresponda.
2. Contar con lineamientos para definir qué información es sujeta a control documental, qué tiempos de retención documental deben ser aplicados.
3. Contar con un vocabulario (metadatos) o estándar de etiquetado e identificación de documentación.
4. Facilitar los procesos de consulta, búsqueda, recuperación, disponibilidad, acceso e integridad de la información del FLAR.