Seminario sobre Gestión Documental y de Archivos en los Bancos Centrales. Transformación Digital: Papel, Documento Electrónico y Datos

El “Seminario sobre Gestión Documental y de Archivos en los Bancos Centrales. Transformación Digital: Papel, Documento Electrónico y Datos” se celebró en la ciudad de Madrid del 10 al 13 de septiembre, organizado en conjunto por el Banco de España y el CEMLA. Ésta constituyó la tercera reunión en materia de gestión de documentos y archivos coauspiciada por el CEMLA, luego de las reuniones de Bogotá, Colombia, en 2017, y Santo Domingo, República Dominicana, en 2018. Participaron 36 funcionarios de alrededor de 20 países, además de algunos expositores del sector privado invitados por el Banco de España.

Las reuniones en materia de gestión de documentos y archivos fueron impulsadas en un inicio como una forma de compartir información sobre estrategias y prácticas para mejorar la administración de crecientes volúmenes de información digital generados en los bancos centrales, y para aprovechar las nuevas tecnologías para la digitalización de documentos en papel, incluyendo la gestión de los archivos históricos que custodian estas instituciones.

En esta ocasión, el Banco de España, como institución anfitriona, propuso utilizar el seminario como marco para contar su propia experiencia al afrontar las transformaciones tecnológicas en el manejo documental, así como para describir el modelo de gestión documental que han construido en las últimas décadas. Funcionarios de la División de Archivos y Gestión Documental del Banco ofrecieron ponencias  centradas en (i) la visión estratégica ante los nuevos retos que afrentan los bancos centrales, (ii) el modelo integral de servicios en materia de gestión de documentos, (iii) sus prácticas en materia de digitalización de documentos originales en papel, (iv) estrategias de preservación digital y difusión de la información seguidas por dicha institución, así como (v) herramientas informáticas utilizadas por el Banco en la gestión documental.

Jaime Herrero, Vicesecretario General del Banco de España, expuso que la gestión documental es una actividad muy relevante para los bancos centrales a pesar de que en ocasiones esto no es un hecho reconocido. El Banco de España, quizá por ser uno de los tres bancos centrales más antiguos del mundo y contar con un importante archivo histórico establecido prácticamente desde sus orígenes, tiene una particular preocupación por el manejo y preservación de sus registros y acervo, y por eso ha sido pionero a nivel mundial en esta materia.

La gestión documental se vuelve más relevante dados los cambios en el entorno global, que han cambiado la posición de los bancos centrales. Estos cambios incluyen nuevas tecnologías, mayores exigencias de transparencia y rendición de cuentas, innovación financiera (por ejemplo Fintech ó monedas virtuales) y nuevas funciones para los bancos centrales (como la protección al consumidor o la educación financiera).

Dadas las transformaciones mencionadas, la gestión documental debe evolucionar y los bancos deben establecer una política documental y una estrategia de gestión de la información bajo el principio de garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de la información. Además, la transformación digital obliga a transformar la cultura al interior de los bancos. Cada banco, desde su singularidad, está obligado a establecer una estrategia, definir procedimientos para hacer frente a los cambios, garantizar el funcionamiento interno y fomentar el trabajo en equipo.

María de Inclán, Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental, expuso acerca del proceso histórico seguido por el Banco de España para gestionar su documentación, así como su modelo actual de gestión y el marco normativo. En cuanto a la organización, el Banco cuenta con un Comité de Valoración y Política Documental que ha sido clave en este proceso ya que ha definido las características y criterios que debe seguir la gestión de documentos, así como una División encargada de Archivos y Gestión Documental, una Unidad de Archivo Histórico y General, y una Unidad de Gestión y Política Documental.

El Banco de España se ha beneficiado del mantenimiento de un gran nivel de autonomía, al no pertenecer a la Ley de Archivos Nacionales, si bien sí tiene que cumplir con algunas leyes y normas nacionales de preservación.

A partir del presente siglo, el banco tuvo que afrontar el problema del documento electrónico, por lo que recurrió a servicios de consultoría externa en 2003, y en 2005 estableció su primer sistema de Gestión de Documentos (GDC), mismo que tuvo que reemplazarse posteriormente debido a carencias en la concepción original y por los cambios tecnológicos no previstos y ocurridos en años posteriores. En 2019 se establece el nuevo GDC D2, del cual se ofreció una descripción posterior y se describieron las herramientas informáticas utilizadas para la gestión de los documentos electrónicos, como Sharepoint y Open Text, incluyendo sus ventajas y desventajas.

Si bien los avances son importantes, los retos que enfrenta el Banco son innegables, tales como el arribo de nuevas tecnologías, la descentralización de la información, así como un crecimiento masivo de los datos.

Ana Isabel Calleja, Responsable de la Unidad de Gestión y Política Documental del Banco de España, habló de las prácticas en materia de digitalización de documentos en papel, denominadas “Modelo de Digitalización Garantizada” que garantiza la validez jurídica de los documentos electrónicos. Elena Serrano, Responsable de la Unidad de Archivo Histórico y General, describió la situación del archivo histórico del Banco y las dificultades para impulsar la preservación digital. El Banco de España carece todavía de un plan en esta materia. Asimismo, se habló de los esfuerzos de difusión de la información del archivo histórico, incluyendo estrategias en materia de publicaciones, presentaciones públicas, redes sociales, difusión web y exposiciones.

No obstante, el Encuentro no se confinó a la exposición del modelo del Banco de España, sino que se invitó a otros países a que expusieran sus propias experiencias y se fomentó el debate de todo el grupo, en gran medida con el objetivo de identificar las diferencias en los procesos seguidos por cada país y los diferentes grados de avance en la consolidación de sus GDC o en la digitalización de documentos y archivos.

Colombia expuso su modelo organizacional, destacando el establecimiento de un Comité de Gobierno de Información desde 2015 que toma decisiones transversales (es decir, involucra a diferentes áreas del banco) y la práctica de tener “líderes de información” en cada departamento que ayudan a la adopción de tecnologías y a impulsar la digitalización. Bahamas describió su proceso de digitalización iniciado en 2007, enfatizando la necesidad de involucrar a los departamentos de TI en todo lo referente a la gestión digital y no dejar esa responsabilidad a una sola área diferenciada, así como las dificultades para involucrar a todas las áreas en el proceso de transición del papel al documento electrónico. Ecuador habló de las dificultades para el banco en materia de digitalización y adopción de la firma electrónica debido que se requieren avances en toda la administración pública, a nivel nacional.

En materia de preservación digital, Argentina describió su marco normativo, las dificultades para avanzar en la adopción de la firma digital (cuya integridad no se asume, como en el caso de la firma electrónica) y el problema que supone para la autonomía del banco el hecho de que los documentos digitalizados pasan a  formar parte del sistema de gestión documental electrónico de la administración pública nacional. El Banco Central de la República Argentina evalúa crear un repositorio digital propio. Asimismo, se expuso acerca de la digitalización de archivos judiciales y cómo esto ha reducido los tiempos de respuesta al público. República Dominicana describió a grandes rasgos sus esfuerzos para establecer un plan de preservación digital en el corto plazo, incluyendo el involucramiento de la Secretaría del banco central en el proceso.

El encuentro fue complementado con presentaciones por parte del Banco de Canadá, el Banco Central Europeo (BCE) y el Banco de Francia acerca de sus experiencias recientes en materia de transformación digital o establecimiento de sus GDC.

Canadá expuso acerca de su estrategia y sus principales proyectos. Entre las dificultades que el Banco enfrentó, se encuentran el hecho de que la gobernanza de los datos y la información es descentralizada, la información del personal se encuentra en diferentes sistemas y en diferentes formatos, y es difícil localizar dicha información, además de que crece exponencialmente. Entre 2016 y 2018 el Banco se enfocó en la gestión de registros y correo electrónico, siguiendo una política de reducción de registros en papel, pero adaptada a las necesidades de cada departamento. Asimismo, se logró una reducción drástica en el almacenamiento digital de emails. Más recientemente, el banco se ha enfocado en el uso de Sharepoint para gestionar sus documentos y en el manejo de datos, incluyendo el uso de inteligencia artificial para auto-clasificación y gestión de metadatos. Se espera digitalizar el archivo histórico e instrumentar el uso de autorizaciones y firmas digitales.

El BCE describió su marco organizacional, en el cual el Secretariado está a cargo de la División de Gobernanza de la Información. Asimismo, se describió el desarrollo del sistema de gestión documental del BCE, DARWIN (Documents and Records Web-based Information Network) desde 2007. El sistema se caracteriza por el objetivo de mantener sólo los documentos considerados necesarios y un amplio proceso de descarte. Este proceso ha significado un esfuerzo significativo, incluyendo la reestructuración de los espacios de trabajo, pero le ha permitido al BCE estar preparado para la preservación digital en el futuro.

Francia expuso acerca de su GDC y cómo el proceso se divide en tres módulos: (1) Digitalización de los documentos, (2) Gestión de esos documentos y (3) Publicación y difusión. El proceso tuvo por objetivos promover el archivo simple, simplificar la gobernanza y reducir costos, entre otros. Se expuso además sobre el software utilizado, incluyendo la adopción de FileNet para el manejo del contenido.

Estas presentaciones fueron intercaladas con otras de invitados del sector privado que expusieron, por un lado, acerca de los cambios tecnológicos en la economía global y sus implicaciones para la gestión empresarial y lo que los bancos centrales y otras instituciones públicas deben hacer. Los avances tecnológicos son vertiginosos y se aceleran; se espera que los próximos siete años representen un periodo de transición con consecuencias para el mercado de trabajo y que significan grandes retos para los gobiernos. Las instituciones deben estar preparadas para el cambio, al tanto de los cambios en materia de tecnología informática y la economía digital, y tal vez deberán tener un papel de reguladores de la economía digital más importante.

Otra presentación analizó en detalle el funcionamiento de blockchain y las tecnologías que conlleva, algunas de las cuales pueden utilizarse para el manejo de documentos digitales.

Al final se abrió un espacio para debatir algunos de los problemas que enfrentan los países en materia de digitalización y gestión documental. El CEMLA enfatizó, a modo de resumen de la reunión, que los cambios en el entorno global obligan a los bancos a transformarse y transformar sus herramientas en materia de gestión documental. Si bien cada banco representa un caso distinto y no hay un conjunto definido de buenas prácticas internacionales en la materia, habría que evaluar las ventajas de tener un comité de corte transversal que determine la estrategia a seguir en esta materia y defina normas al interior de los bancos. Asimismo, el liderazgo es esencial para avanzar estos procesos y transformar la cultura organizacional al interior de los bancos.

Para el futuro, se planteó la necesidad de continuar abordando temas de digitalización, debatir sobre herramientas informáticas más a fondo (Sharepoint, entre otros), bases de datos, gestión del email, temas de difusión y transparencia (aspectos legales), archivo histórico y preservación digital. 

Bienvenida y apertura de la reunión
- Francisco-Javier Priego, Secretario General, Banco de España
- Jaime Herrero, Vicesecretario General, Banco de España
- Luis Arturo Jiménez, Gerente de Reuniones Técnicas, CEMLA

Expectativas sobre la reunión y presentación de los participantes
- María de Inclán, Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental, Banco de España
- Christiane Irache Bernat, Responsable de la Unidad de Cooperación Internacional, Banco de España

La transformación y los nuevos retos de los Bancos Centrales. Relevancia de la gestión documental
Jaime Herrero. Vicesecretario General del Banco de España

La gestión de los documentos en el Banco de España. Un modelo integral de servicios
María de Inclán. Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental del Banco de España

Debate de grupo
Moderador del debate: María de Inclán, Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental, Banco de España

Transformación digital. Modelo de digitalización. Experiencia Banco de España
Ana Isabel Calleja, Responsable de la Unidad de Gestión y Política Documental, Banco de España

Experiencia Bancos Centrales. Modelo de Gobierno y Gestión de Información
- Adalgisa Abdala, Dirección General de Gestión de la Información, Banco de la República (Colombia)
- Renne G. Tucker, Senior Records Officer, Governor's Office, The Central Bank of The Bahamas
- Kenyetta Dean Pugh, Librarian, Governor's Office, The Central Bank of The Bahamas
- Jhofre Ordoñez, Técnico en Gestión Documental y Archivo, Dirección de Gestión Documental y Archivo, Banco Central del Ecuador

Debate de grupo.
Moderador del debate: Ana Isabel Calleja, Responsable de la Unidad de Gestión y Política Documental, Banco de España

Transformación digital en el mundo empresarial
Carlos Barrabés, Empresario y experto en tecnología y transformación digital

Estrategias de preservación digital y difusión de la información. Experiencia Banco de España
Elena Serrano, Responsable de la Unidad de Archivo Histórico y General, Banco de España

Experiencia Bancos Centrales
- Julio Bustamante Loader, Gerente Administrativo Judicial, Departamento Legal, Banco Central de la República Argentina
- Martín Carreras, Gerente de Asesoría Legal en lo administrativo y laboral, Banco Central de la República Argentina
- Miguel Ángel Pichardo García, Prosecretario, Secretaría del Banco, Banco Central de la República Dominicana
- Sarah mireya de Camps Brea, Coordinador Técnico, Secretaría del Banco, Banco Central de la República Dominicana

Buenas prácticas internacionales en la gestión de la información
- Chantal Marcoux, Director of Knowledge and Information Services, Bank of Canada
- María Luisa Di Biagio, Principal Information Management Expert, Information Governance Division, European Central Bank
- Isabelle Thouzery, Banque de France

Debate de grupo
Moderador del debate: Elena Serrano. Responsable de la Unidad de Archivo Histórico y General del Banco de España

Nuevas tendencias. Blockchain
Manuel González-Meneses García-Valdecasas, Notario y autor de publicaciones sobre Blockchain

Nueva herramienta de gestión documental D2
- María de Inclán, Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental, Banco de España
- Marga Suárez, Departamento de Sistemas de información, Banco de España

Debate del grupo sobre las conclusiones del Seminario y posibles mejores prácticas a adoptar por los bancos centrales en materia de gestión de documentos
- Jaime Herrero, Vicesecretario General, Banco de España
- María de Inclán, Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental, Banco de España

Clausura de la Reunión
- Francisco-Javier Priego, Secretario General, Banco de España
- Jaime Herrero, Vicesecretario General, Banco de España