Reunión de Expertos en Gestión Documental y Archivos de la Banca Central

Lunes, 16 de octubre

Bienvenida y apertura de la reunión.

Jaime Herrero, Vicesecretario General del Banco de España y Roberto Marino, Asesor de la Dirección General del CEMLA dieron la bienvenida a la Reunión de Expertos sobre Gestión Documental y de Archivos en los Bancos Centrales. Destacaron que es gratificante ver reunidos en este encuentro a un importante número de distinguidos participantes, expertos en el tema de gestión documental y archivos en los bancos centrales lo cual denota el gran interés en el tema.

Comentaron que el tema de la Reunión resulta de primordial importancia para entender el funcionamiento de la banca central moderna, sobre todo el papel tan importante que tiene la transparencia, el acceso a la información y la comunicación para la eficaz conducción de la política monetaria y el comportamiento de la inflación.

Mencionaron que, en esta Reunión, se evaluará el estado de la gestión de la información en los Banco Centrales, cuáles han sido los avances en los años recientes y cuáles se consideran las mejores prácticas en este campo. En este sentido, se expondrán y abordarán la gestión eficiente y segura de la información, los procesos y servicios de archivo, los retos de la transformación digital, la evolución en la robotización y automatización de procesos, entre otros.      

Recordaron que los Bancos Centrales llevan trabajando en iniciativas de gestión de documentos desde hace más de 15 años y que un objetivo importante de la reunión es diagnosticar cuales son las necesidades y retos actuales de los bancos centrales en términos de gestión de documentos y manejo de archivos. Ciertamente, la ciberseguridad y protección de la información son dos de los grandes retos actuales y futuros que deben abordar los bancos centrales.

Con respecto al manejo de archivos, comentaron que los Bancos centrales tienen la responsabilidad de tener unos archivos impecables para que quede el testimonio de las actividades del banco central en todos los ámbitos del organismo, su proceso de toma de decisiones y su organización. En la actualidad, la tecnología permite que los archivos sean mucho más accesibles para ciudadanos e investigadores. Destacaron que se abordarán las diferentes iniciativas que los bancos centrales están realizando para difundir su patrimonio, desde el uso de repositorios institucionales hasta la realización de publicaciones y exposiciones.

Expectativas sobre la reunión y presentación de los participantes.

María de Inclán, Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental del Banco de España, hizo una presentación destacando la historia de las reuniones de gestión documental, desde la celebrada en Madrid en 2016, hasta las más recientes en 2022 en San José, Costa Rica y la actual Madrid 2023. Asimismo, presentó la afiliación de participantes en el Foro de Gestión Documental.

Los principales retos de los bancos centrales en el siglo XXI. La relevancia de la política documental. Ponencia de introducción y contexto.

 Jaime Herrero, Vicesecretario General del Banco de España, presentó la ponencia “Los principales retos de los bancos centrales en el siglo XXI”.  En su ponencia destacó la relevancia de la política documental. Su presentación abordó los temas retos y objetivos a futuro de los bancos centrales en materia de gestión documental y manejo de archivos. Comentó temas relacionados con el desarrollo tecnológico y las consecuencias para la comunicación de los bancos centrales y el hecho de que vivimos en una sociedad de la información donde todos están conectados continuamente. Respecto a la transformación digital interna comento que se requiere fijar objetivos claros, crear una cultura corporativa y potenciar la cultura digital.   Asimismo, comentó los principales avances de los Bancos Centrales en los últimos años: Mayor independencia de actuación. Mejor definición y ejecución de sus funciones.  Mayor coordinación en materia de política monetaria, cambiaria, estabilidad financiera, supervisión del sector bancario y de pagos. Mayores esfuerzos en materia de transparencia y comunicación.  Relevancia de la modernización y de la transformación tecnológica de los bancos centrales. Importancia de la comunicación y estructuras horizontales para eliminar la cultura de silos.

Modelo Organizativo y de Servicios Modelo de Gestión de Documentos y Archivos en Banco de España: Normativa, Circulares y Ordenanzas.

María de Inclán. Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental del Banco de España, realizó una presentación con el contexto del Banco de España, señaló que es el banco central nacional y, en el marco del Mecanismo Único de Supervisión (MUS), el supervisor del sistema bancario español junto al Banco Central Europeo. Asimismo, presentó el organigrama, la organización, los pilares del modelo, el modelo de administración electrónica y la normativa del Banco de España.

El Archivo del Banco de España: pasado, presente y futuro

Elena Serrano, responsable del Archivo Histórico y General, presentó los orígenes y evolución del archivo del Banco de España que nace con el Banco Nacional de San Carlos, su primer antecesor, en 1782. Asimismo, comentó el contenido y organización del archivo, su apertura al público, las investigaciones e investigadores y los objetivos actuales y futuros.

Se realizó un debate sobre el Foro de Profesionales de la Gestión Documental y Archivo en TEAMS en torno a su organización, buenas prácticas y programación.

Martes, 17 de octubre

Procesos de identificación de series

Mapas documentales

Paloma Gómez Pastor, experto en gestión documental y Teresa Pastor Casares, técnico documentalista, hicieron una presentación acerca de “Procesos de identificación de series: Mapas documentales” la cual abarcó el mapa documental y la gestión de documentos y el modelo documental del Banco de España.

Identificación y valoración de series de Archivo

Ana María Sánchez Blasco, Técnico documentalista, hizo una presentación titulada “Identificación de series de Archivo” Destacó los siguientes retos: recursos de información del Archivo infrautilizados, estructura de clasificación del Archivo General inestable y compleja, falta de normalización en la denominación de series y depuración y normalización de la información en el Sistema de Gestión de Archivo (documentos no asociados a series o clasificación de las series documentales).

Banco de España. Modelo Tecnológico

Aspectos funcionales y técnicos del Sistema de Gestión de Documentos COSMOS y Demo COSMOS y COSMOS /TEAMS

José Ignacio Guerrero Martín, técnico documentalista hizo una presentación titulada “Aspectos funcionales y técnicos del Sistema de Gestión de Documentos COSMOS y Demo COSMOS y COSMOS /TEAMS”.

Aspectos funcionales y técnicos del Sistema de Archivo. ODILO

Raquel Jiménez del Cerro, técnico documentalista, hizo una presentación acerca de los aspectos funcionales y técnicos del sistema de gestión archivo, SGA ODILIO.  Comentó acerca de los datos generales del Sistema de Gestión de Archivo, y de los aspectos funcionales del proceso de archivo, así como de la explotación y mejora de la herramienta y su impacto en proyectos del archivo.

Gestión del Cambio y Difusión, Servicios a usuarios, gestión del cambio: Formación y Comunicación

José María Fernández Garrido, experto en gestión documental, presentó la implantación de COSMOS como nuevo gestor documental, destacó que es un nuevo gestor documental después de casi 15 años con la anterior aplicación de gestión documental en el Banco de España

Daniel Llorens Espadafor, técnico documentalista, hizo una presentación titulada “Gestión del Cambio y Difusión: Servicios y Gestión de usuarios. Destacó los tipos de servicios a los usuarios, los procedimientos y formularios de petición de servicios y la gestión de incidencias y resolución de dudas.

Teresa Urtiaga Lorenci, técnico documentalista, presentó “Gestión del cambio y difusión: formación del usuario en gestión documental con cosmos”.  Destacó los objetivos y aspectos fundamentales del Plan de Formación COSMOS, la articulación de cursos y materiales formativos en COSMOS y el acceso del usuario al calendario de cursos y materiales formativos.

Proyectos singulares del Archivo. Descripción y recuperación de un fondo singular: el Tribunal de Canje Extraordinario de Billetes de la Guerra Civil.

Rosario Calleja Martín, experta en archivo, hizo una presentación titulada “Proyectos singulares del Archivo. Descripción y recuperación de un fondo singular: el Tribunal de Canje Extraordinario de Billetes de la Guerra Civil.”

Proyectos de difusión de documentos en el Archivo Histórico

Patricia Alonso del Torno, experta en Archivos Patrimonio Documental en el Banco de España, presentó “Proyectos de difusión de documentos en el archivo histórico”. Destacó el tratamiento archivístico, tratamientos de conservación, digitalización y difusión.

Mesa redonda moderada por el Banco de España sobre la experiencia de los Bancos Centrales en servicios y proyectos en el ámbito de la gestión de documentos y Archivo.

Se presentaron y debatieron iniciativas, proyectos y servicios realizados por los Bancos Centrales: Implantación de Sistemas de Archivo y Gestión Documental, iniciativas de simplificación, proyectos de gestión del cambio, proyectos descriptivos, iniciativas normativas, nuevos servicios, etc.

Héctor Manuel Alvarado Ballén, director del Departamento de Gestión Documental, del Banco de la República (Colombia), hizo una presentación donde describe el “Portal de Servicios de Gestión de Información del Banco de la República (Colombia).

Nancy Uriarte, Analista de la Secretaría General del Banco Central del Uruguay, hizo una presentación referente a “Aplicación del sistema AtoM para la gestión de los convenios firmados por el BCU”

Paula Andrades, Jefe de departamento de planificación estratégica Banco Central de Chile y Sandra Contreras, Jefe Unidad de Acceso a la Información Banco Central de Chile, presentaron “La Planificación Estratégica cómo impulsor de proyectos en el ámbito documental y normativo en el Banco Central de Chile”

Miércoles, 18 de octubre

Servicios de Administración Electrónica Banco de España Sede Electrónica y Registro Electrónico

Manuel García Ruiz, experto en gestión documental y Mar Millán, técnico documental, hicieron una presentación “Entrada de documentos: sede electrónica y registro electrónico”, señalaron que la administración electrónica es el uso de las tecnologías de la información en la Administración Pública para desarrollar su actividad de manera electrónica, trasformando las oficinas tradicionales y convirtiendo los procesos en papel en procesos electrónicos. Su presentación incluyó: Administración electrónica, Modelo de administración electrónica del BE, Entorno normativo: origen de la administración-e, Modelo general de entrada de documentación, Sede Electrónica, y Registro general (presencial y electrónico).

Digitalización Garantizada

Manuel García Ruiz, experto en gestión documental, hizo una presentación titulada “Digitalización garantizada: procesos implantados en el Banco de España, Evolución normativa”,  la cual incluyó los siguientes apartados: Cronograma desarrollo del modelo, Filosofía de desarrollo del modelo, Definiciones, Modelo de digitalización: competencias, procesos de digitalización: registro y unidades administrativas, Implantación del modelo de digitalización, Proceso de digitalización,  Escenarios, tareas y producto final, Datos estadísticos, Factores de éxito y beneficios, oportunidades y retos.

Servicios de notificaciones electrónicas (SNE)

Isabel Zamora de Diego, técnico documentalista, hizo una presentación “Servicio de Notificaciones Electrónicas (SNE)”, la cual incluyó: Introducción a la aplicación SNE, Características de las notificaciones y comunicaciones, SNE. Aplicación, Ficha de propiedades, Ejemplo de notificación, Correo de puesta a disposición (notificación), Correo de puesta a disposición (comunicación), Flujo documental entre aplicaciones, Datos estadísticos, Beneficios del uso de la aplicación.

Transformación Digital y Preservación en Banco de España

Ana Calleja Fernández. Responsable Unidad de gestión y política documental, hizo una presentación titulada “Programa de Transformación Digital 2020-2024, que incluyó los siguientes apartados: Visión Digital; El Programa de Transformación digital; Identificación de iniciativas; Fases del Programa; Palancas de actuación; Proyecto de definición y lanzamiento del programa; Objetivos; Introducción a las tecnologías de robotización

Demos: Integración Registro / COSMOS, Registro Electrónico, Servicio de notificaciones electrónicas (SNE) / COSMOS

Proyectos: Robotización, Inteligencia Artificial.

Marta Jiménez Martín, experta en gestión documental, hizo una presentación acerca de “Robotización e inteligencia artificial”, señaló que la automatización de procesos es clave en la transformación digital, y como fruto de esa transformación digital que se está llevando a cabo en el Banco de España, cada vez son más frecuentes las iniciativas de robotización que se están implantando. Su presentación incluyó proceso de robotización:  Objetivo, Extracción de datos, Comparativa proceso manual y robotizado. Inteligencia artificial. Objetivo y Extracción de datos.

Acciones de Preservación

José Ignacio Guerrero Martín, técnico documentalista y Raquel Jiménez del Cerro, técnico documentalista, hicieron una presentación titulada “Consultoría para la definición del marco de referencia y la hoja de ruta para el desarrollo de la preservación digital en Banco de España. Análisis de activos de información. Definición de un procedimiento de valoración y primeras conclusiones”. Comentaron que la preservación digital se define como el conjunto de técnicas y procedimientos de trabajo que tienen el objetivo de asegurar que los datos digitales podrán ser accedidos y usados a largo plazo, aún en el caso que se haya modificado su entorno informático. Acciones específicas cuyo fin ulterior y a largo plazo, sería asegurar la permanencia y acceso del contenido de documentos digitales a lo largo del tiempo y las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o sistema. Para ello, se debe mantenerlos, esto es, protegerlos y resguardarlos anticipada y permanentemente; y en caso de deterioro o daño debemos tratar de restaurarlos.

Mesa redonda sobre la experiencia de los Bancos Centrales en Transformación Digital y Preservación

Se presentaron y debatieron iniciativas y proyectos relacionadas con la digitalización, inteligencia artificial, robotización, gestión de datos, servicios electrónicos, etc. moderado por Banco de España

Banco Central de Costa Rica, Sandra González Camacho, Encargada del Área de Gestión Documental y Yayner Sruh Rodríguez, Ejecutivo Área Archivo Central, División de Transformación y Estrategia,  hicieron una presentación titulada “Transformación digital y  gestión documental en el Banco Central de Costa Rica”, Comentaron las acciones del BCCR al respecto, tales como la definición de servicios: el servicio suele ser un proceso transversal, la gestión documental es la evidencia para el funcionario y la institución de una adecuada ejecución de sus responsabilidades: son sus activos del proceso y  que los activos al vencer su plazo de gestión van al archivo digital (RIIDA).

Banco de la República (Colombia), Héctor Manuel Alvarado, Director del Departamento de Gestión Documental hizo una presentación de “Preservación Digital en el Banco de la República, Colombia”, comentó que se diagnosticaron los siguientes problemas:  Estadísticas incompletas de objetos digitales; Ausencia de una política institucional de formatos de archivos; Conocimientos técnicos insuficientes sobre formatos de archivos; Insuficiente capacidad de almacenamiento; Colecciones documentales susceptibles de integrarse en un sistema de preservación digital; Conservación de los archivos audiovisuales y sonoros de elaboración externa; sin capacidad para la gestión y difusión de videos y podcast; Mantenimiento de la validez de la documentación firmada digitalmente; Preservación de la información en redes sociales y sitios web.

Banco Central de Bolivia, Jimena Vaca Jurado, Subgerente de Gestión Documental y de Biblioteca, presentó el Modelo de Gestión Documental Electrónica del Banco Central de Bolivia. Su presentación incluyó: Contexto, Gestión documental en el BCB, Proceso de digitalización, infraestructura tecnológica para la gestión documental, sistemas utilizados para la gestión documental, retos y conclusiones.

 

Conclusiones de la Reunión

La clausura de la Reunión estuvo a cargo de Francisco-Javier Priego. Secretario General del Banco de España. Asimismo, Jaime Herrero, Vicesecretario General del Banco de España y Roberto Marino, Asesor de la Dirección General del CEMLA ofrecieron algunas consideraciones finales.