Asistencia Técnica 5. Digitalización de Documentos Contables

La Asistencia Técnica 5. Digitalización de Documentos Contables se llevó a cabo de manera virtual el día 22 de septiembre como parte del programa de asistencias técnicas que el Centro de Estudios Monetarios Latinoamericanos (CEMLA) ofrece a la Membresía; en este caso, al Banco Central de Honduras. El objetivo de este evento fue apoyar, a través del programa de asistencias técnicas, a los Bancos Centrales que lo solicitan y en el tema de su interés. En esta ocasión, el Banco Central de Honduras solicitó una asistencia técnica sobre digitalización de documentos contables.

La Asistencia Técnica 5. Digitalización de Documentos contó con las palabras de bienvenida de la Sra. Mariuca Calero Estella de la Unidad de Cooperación Internacional del Banco de España quien recalcó la importancia del evento por ser un tema estratégico para dar pasos importantes en la digitalización contable y como una oportunidad para disponer de la información de manera más eficiente. El evento también contó con las palabras de bienvenida del Sr. Carlos Roberto Andino Zúniga, Subgerente de Operaciones Interino del Banco Central de Honduras quien dijo que se encuentran muy interesados en el tema dado que buscan alcanzar las mejores prácticas en la materia.

La primera sesión se centró en la Implantación de la digitalización de la documentación contable desde el punto de vista de la unidad operativa donde se introdujeron los principales desarrollos al proceso de digitalización, así como la adaptación de las aplicaciones existentes a dicho proceso siendo capaces de mantener las exigencias de las diferentes unidades que requieren la información. Esto por medio del departamento del Departamento de Intervención General que entre sus funciones tiene el control de las operaciones que suponen transacciones financieras verificando la documentación que las soporta y su correcta contabilización.

La implementación de las aplicaciones para la digitalización de documentos ha sido progresiva, iniciándose en 2018 hasta 2020 donde se finaliza la implementación de las aplicaciones debido a el inicio de confinamiento por COVID-19 donde irremediablemente se trabajó desde casa y no podía utilizarse papel en el trabajo remoto y con ello se logró digitalizar todos los procesos. Ya para 2021 se digitalizan los pormenores contables, aunque persisten un 3 o 4% de los asientos contables por tema de firmas o validez jurídica y ya en 2022 se cuenta con una digitalización garantizada en fase de implementación. A fin de no cargar más actividades a las unidades operativas hubo necesidad de crear una aplicación propia que permite asociar los asientos y con ello se consigue que todo sea lo más automatizado posible donde los usuarios pueden incluir los documentos que consideren necesarios para así lograr el historial de cada asiento y que todo quede reseñado en el asiento. También se creó un proceso paralelo que considera la firma digital para documentos que genera la propia aplicación.

La contabilidad del Banco de España esta descentralizada en todos los departamentos y dependiendo de los roles de los usuarios que se conectan solo pueden ver los asientos de los cuales se han encargado de registrar y su documentación correspondiente logrando así la seguridad de la información. Para esto, se crea una serie de indicadores que son denominadas marcas y la Unidad puede ver dichas marcas e indicar si el indicador ha sido terminado y al final se revisan las marcas para evaluar el historial del asiento. Entre las ventajas de la digitalización de los documentos contables se encuentran las siguientes: disminución del flujo del papel entre las unidades, ahorro de espacio de archivo físico, simplificación en obtención de la documentación para el desarrollo de auditorias de cuentas anuales, mayor facilidad para la realización de diversas consultas, eficiencia en la gestión y mitigación de riesgos operacionales.

En el caso de los documentos eliminados, para efectos de auditoria no se pierden para siempre, ya que aparecen con el nombre “anulado” (o baja lógica) con la finalidad de no perder la información. A la fecha, el Banco de España lleva 5 años con el proceso de digitalización de la documentación contable y puede concluirse que el impacto ha sido altamente positivo pues se ha simplificado la obtención de documentación en el desarrollo de auditorias y cuentas anuales y asimismo se ha implementado una aplicación que permite enviar toda la información por correo electrónico a cualquier persona por motivos necesarios y esto redunda en una mayor eficiencia en la gestión.

La sesión dos estudió la Digitalización Garantizada: procesos implantados en el Banco de España. En esta sesión, se explicó la Digitalización Garantizada como una pieza clave sobre los procesos que tiene el banco desde 2013. Esta a su vez está basada en los siguientes pilares: definición, implementación, evolución, mantenimiento y nuevamente definición. Para garantizar el éxito del modelo, dotando de técnicas a los responsables de establecer la operativa junto con los compañeros de sistemas de información se valora y consensuadamente se determina si procede la digitalización garantizada.

Como parte del sistema de digitalización garantizada se tiene scanplus donde se vela por la fidelidad del documento y se verifica que corresponda con la imagen en pantalla y luego de ello se consiguen los diversos lotes digitalizados. Los documentos son generados por las propias áreas operativas y se busca lograr que la firma sea electrónica para evitar el uso del papel, para la asignación del nombre en cada documento se utiliza un patrón que puede utilizar conceptos como: año, número de registro, destinatario o asunto. Así mismo, las Unidades no deben perder la referencia de los diferentes documentos para un buen control de calidad dependerá de la unidad tener los documentos contextualizados para saber donde se van a guardar dichos datos.

Entre los beneficios de la digitalización garantizada se encuentran los siguientes: promover una cultura corporativa de “papel cero”; facilitar un acceso seguro y controlado a los documentos; evitar el deterioro de los documentos en papel; optimización de los procesos de negocio; liberar espacio físico en los departamentos y compartir documentos electrónicos con otras instituciones. Entre las oportunidades se puede mencionar el aprovechamiento de la digitalización garantizada en combinación con otras tecnologías como el machine learning o la inteligencia artificial para automatizar procesos.